Цифрова трансформація малого бізнесу своїми руками
Часта помилка початківців бізнесменів — вони не приділяють належної уваги збору й аналізу даних, оптимізації робочих процесів і контролю ключових показників. Це призводить до зменшення продуктивності і неоптимальної витрати часу і ресурсів. При поганих процесах доводиться по кілька разів виправляти одні і ті ж помилки. З ростом числа клієнтів погіршується сервіс, і без аналізу даних немає чіткого розуміння, що потрібно поліпшити. У результаті рішення приймаються інтуїтивно.
Щоб бути конкурентоспроможним, сучасного бізнесу, крім якісних продуктів і послуг, необхідно мати прозорі процеси і збирати аналітичні дані. Без цього складно розуміти реальний стан справ в бізнесі і приймати правильні рішення. Тому важливо мати у себе в арсеналі необхідні інструменти, якими не тільки зручно користуватися, але які дозволяють спростити роботу і створити максимально прозорі процеси.
Сьогодні існує величезна кількість інструментів і рішень. Але більшість підприємців не користуються ними, тому що або не бачать в них цінності, або не розуміють, як ними користуватися, або дорого, або складно і ще 100500 небудь. Але ті, хто розібрався, знайшов чи створив собі такі інструменти, вже в середньостроковій перспективі мають перевагу.
Я вже більше 10 років створюю IT-продукти і рішення, які допомагають бізнесу збільшувати прибуток за рахунок автоматизації та цифровий трансформації процесів. Я брав участь у створенні дюжини стартапів і створив десятки онлайн-інструментів, якими користуються сотні тисяч людей по всьому світу.
Ось один з хороших прикладів у моєї практики, показує переваги цифрової трансформації. Для однієї невеликої американської юридичної компанії я і моя команда створили інструмент для генерації юридичних документів, він дозволяв юристам швидше формувати документи. А пізніше, розширивши функціонал цього інструменту, ми створили онлайн-сервіс і повністю трансформували компанію. Тепер вони обслуговують клієнтів не тільки свого міста, але і всієї країни. За три роки капіталізація компанії зросла в кілька разів.
У статті поділюся з вами реальним досвідом створення прозорої системи контролю основних бізнес-показників. Постараюся прищепити цінність використання цифрових рішень, покажу, що це не складно і не завжди дорого. Отже, поїхали!
З чого все почалося
Якщо ви хочете мати те, що ніколи не мали, вам доведеться робити те, що ніколи не робили.
Коко Шанель Дружина втомилася сидіти в декретній відпустці, і ми зважилися на відкриття невеликого бізнесу дитячої ігрової кімнати. Так як у мене свій бізнес, то ігровою кімнатою повністю займається дружина, а я допомагаю в стратегічних питаннях і розвитку.
Деталі відкриття бізнесу це вже зовсім інша історія, але на етапі збору даних і аналізу конкурентів, крім виділення специфічних проблем даного бізнесу, ми звертали увагу на проблеми внутрішніх процесів, з якими більшість конкурентів ніяк не боролася.
На моє здивування, в XXI столітті практично ніхто не вів CRM хоч у якомусь вигляді, багато вели записи письмово в зошитах. При цьому самі власники скаржилися, що працівники крадуть, помиляються при підрахунках і їм доводиться витрачати багато часу, щоб перерахувати і звірити з записами в книзі обліку, втрачаються дані про бронях, задатках, клієнти йдуть з незрозумілих їм причин.
Аналізуючи зібрані дані, ми зрозуміли, що не хочемо повторювати їх помилки і нам потрібна прозора система, яка дозволить звести ці ризики до мінімуму. Першим ділом почали шукати готові рішення, але повністю задовольняють нашим вимогам ми знайти не змогли. І тоді я вирішив зробити свою систему, нехай не ідеальну, але і недорогу робочу (майже безкоштовну).
При виборі інструменту я враховував такі критерії: він повинен бути недорогим, повинен володіти гнучкістю і доступністю, бути простим у використанні. Я міг написати повноцінну, потужну і дорогу систему для даного бізнесу, але у нас було мало часу і невеликий бюджет, плюс ми не розуміли до кінця, вистрілить наш проект, і було б нерозумним витрачати багато ресурсів на цю систему. Тому на момент перевірки гіпотези я вирішив почати з MVP (Minimum Viable Product — мінімально життєздатний продукт) і в найкоротші терміни з мінімальними вкладеннями зробити робочу версію, а з часом її доробляти або переробляти.
У підсумку мій вибір припав на сервіси Google Drive, Sheets, Calendar). Основним джерелом вводу-виводу інформації є Google Sheets, так як у моєї дружини є досвід роботи з електронними таблицями, то при необхідності вона може самостійно вносити зміни. Також я взяв до уваги той факт, що інструментом будуть користуватися і співробітники, які, можливо, не дуже добре вміють поводитися з комп’ютером, і навчити їх заносити дані в таблицю буде набагато простіше, ніж навчати роботі з якоюсь спеціалізованою програмою типу 1C.
Дані, що вносяться до таблиці, змінюються в режимі реального часу, тобто в будь-який момент часу можна подивитися ситуацію справ компанії, вбудована безпеку, можна обмежувати доступ певним особам.
Опрацювання архітектури і структури даних
Дитяча ігрова кімната надає кілька основних послуг.
- Стандартне відвідування — коли клієнт купує час, проведений в ігровій кімнаті своїх дітей.
- Відвідування з наглядом — коли клієнт купує час, проведений в ігровій кімнаті своїх дітей, і доплачує за нагляд. Тобто клієнт може залишити дитину і піти по своїх справах, а працівник кімнати буде дивитися і грати з дитиною під час відсутності батька.
- Відкритий день народження — клієнт орендує окремий стіл для їжі і розміщення гостей і платить за стандартне відвідування ігровий, при цьому кімната працює в штатному режимі.
- Закритий день народження — клієнт орендує приміщення цілком, на час оренди кімната не приймає інших клієнтів.
Власнику важливо знати, скільки людей відвідувало кімнату, якого віку, скільки часу провели, скільки грошей заробили, скільки було витрат (часто буває, що адміністратору необхідно щось купити чи за щось заплатити, наприклад, за доставку або воду), скільки було днів народжень.
Як і будь-ІТ-проект, я почав з продумування архітектури майбутньої системи та опрацювання структури даних. Так як бізнесом займається дружина, то вона знає все, що їй необхідно бачити, контролювати і правити, тому вона виступала в ролі замовника. Спільно ми провели брейншторм і склали вимоги до системи, на базі яких я продумав функціонал системи і сформував ось таку структуру файлів і папок в Google Drive:
В документі «Зведена» міститься загальна інформація по компанії: доходи, витрати, аналітика
В документі «Витрати» міститься інформація по щомісячних витрат компанії. Для більшої прозорості розбита за категоріями: витрати на офіс, податки, витрати на персонал, витрати на рекламу, інші витрати.
Місячні витрати
Зведена таблиця витрат за рік
У папці «Доходи» знаходяться 12 Google Sheets файлів, по одному на кожен місяць. Це основні робочі документи, які щодня заповнюють працівники. Вони містять у собі обов’язкову вкладку dashboard і вкладки по кожному робочому дню. У вкладці dashboard відображається вся необхідна інформація щодо поточного місяця для швидкого розуміння справ, а також є можливість встановлювати ціни і додавати послуги.
Вкладка dashboard
Щоденна вкладка
В процесі розвитку бізнесу почали з’являтися додаткові потреби у вигляді знижок, абонементів, додаткових послуг, подій. Все це ми теж з часом запровадили, але в цьому прикладі показано базисний варіант системи.
Створення функціоналу
Після того як з’ясував основні показники, пропрацював архітектуру і обмін даними між сутностями, я приступив до реалізації. Першим ділом в папці «Доходи» я створив Google Sheet документ. У ньому створив дві вкладки: dashboard і перше число місяця, в яку додав наступну таблицю.
Основна робоча таблиця
Це основна робоча таблиця, з якої буде працювати Адміністратор. Йому потрібно просто заповнити обов’язкові поля (відмічені червоним), а система самостійно буде вважати всі необхідні показники.
Для зменшення помилок введення і зручності, поле «Тип відвідування» реалізував випадаючим списком з послуг, які ми можемо редагувати на сторінці dashboard. Для цього на ці клітинки додаємо перевірку даних і вказуємо діапазон, звідки брати дані.
Щоб зменшити помилку в обчисленнях, я додав автоматичний підрахунок годин, проведених клієнтом в кімнаті, і підрахунок суми грошей до сплати.
Для цього Адміністратор повинен просто відзначати час приходу клієнта (колонка E) і час відходу (колонка F) у форматі ГГ: ММ. Щоб порахувати загальний час знаходження клієнта в ігровій кімнаті, я використовувати ось таку формулу:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Для автоматичного підрахунку суми грошей за користування послугами довелося використовувати більш складну формулу, так як ціна години може змінюватися в залежності від виду послуги. Тому довелося зв’язувати дані з таблицею послуг на сторінці dashboard, використовуючи функцію QUERY:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H G where = '"& $D4 & "'");0)Крім основних дій я додав додаткові функції для виключення небажаних помилок IFERROR або ISBLANK, а також функцію ROUNDDOWN — щоб не возитися з дріб’язком, я округлив фінальну суму в меншу сторону, в сторону клієнта.
Крім основного доходу (оренда часу), в дитячій ігровій є додатковий дохід у вигляді послуг або продажу іграшок, а співробітники проводять якісь дрібні витрати, наприклад, оплачують питну воду або купують цукерки для компліментів, все це теж треба враховувати.
Тому я додав ще дві таблички, в яких і будемо фіксувати ці дані:
Щоб було простіше працювати з табличками, я їх розфарбував і додав умовне форматування комірок.
Основні таблиці готові, тепер потрібно основні показники звести в окрему таблицю, щоб наочно було видно, скільки заробили за день і яка частина з цих грошей знаходиться в касі, а яка на карті.
Для сумарного підрахунку грошей за типом оплати я знову використовував функцію QUERY:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Готівка'"» і «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Мапа'")В кінці робочого дня адміністратору потрібно лише перевірити виручку і не займатися перерахуванням вручну. Ми не змушуємо людини робити додаткову роботу, а власник у будь-який момент може побачити і проконтролювати ситуацію.
Всі необхідні таблиці готові, тепер просто продублюємо вкладку на кожен день, пронумеруємо і отримаємо наступне.
Відмінно! Майже все готово, залишилося вивести всі основні показники за місяць на вкладку dashboard.
Щоб отримати загальну суму доходу за місяць, можна написати наступну формулу
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1де D1 — це комірка з денною виручкою, а ‘1’, ‘2’ і так далі — це назва вкладки. Точно таким же чином я отримую дані за додатковими доходами і видатками.
Для наочності вирішив вивести сумарну прибутковість за категоріями. Для цього довелося зробити складну вибірку і угрупування з усіх вкладок, а потім відфільтрувати і прибрати порожні і непотрібні рядки.
Прибутковість за категоріями
Основний інструмент обліку доходів готовий, тепер просто продублюємо файл для кожного місяця року.
Після того, як створив інструмент обліку і контролю доходів, я взявся за створення таблиці витрат, в якій будемо враховувати всі щомісячні витрати: оренда, фонд оплати праці, податки, закупівля товарів та інші витрати.
У папці поточного року створив Google Sheet документ і додав до нього 13 вкладок, dashboard і дванадцять місяців.
Вкладка dashboard
Для наочності у вкладці dashboard звів усю необхідну інформацію щодо фінансових витрат за рік.
А в кожній вкладці місяця створив таблицю, в якій будемо вести всі витрати грошових коштів компанії за категоріями.
Вкладка місяця
Вийшло дуже зручно, тепер можна бачити і контролювати всі витрати компанії, а при необхідності переглянути історію і навіть зробити аналітику.
Так як інформація по доходах і видатках знаходиться в різних файлах і її не дуже зручно моніторити, я вирішив створити один файл, в якому звів всю актуальну інформацію, необхідну власнику для контролю і управління компанією. Назвав я цей файл «Зведена».
Зведена таблиця
У цьому файлі створив таблицю, яка отримує щомісячні дані з таблиць для цього використав стандартну функцію:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")де першим аргументом передаю ID документа, а другим параметром імпортований діапазон.
Потім звів річний баланс: скільки було зароблено, скільки витрачено, яка прибуток, рентабельність. Візуалізував необхідні дані.
А для зручності, щоб власник бізнесу міг бачити всі дані в одному місці і не бігав по файлах, я інтегрував можливість вибирати будь-який місяць року і відображати основні показники в режимі реального часу.
Для цього я створив зв’язку місяця і ID документа
Потім створив випадаючий список за допомогою «Дані -> Перевірка даних», вказав діапазон зв’язки і налаштував імпорт з динамічною посиланням на документ
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")
Висновок
Як бачите, поліпшити процеси в своєму бізнесі не так складно, як може здаватися, і для цього не потрібно володіти якимись сверхнавыками. Звичайно, дана система володіє великою кількістю недоліків, і з ростом бізнесу користуватися нею буде неможливо, але для невеликого бізнесу або на старті при перевірки гіпотези — це відмінне рішення.
Дана ігрова кімната працює на цьому рішенні третій рік, і ось тільки в цьому році, коли ми вже чітко розуміємо всі процеси, знаємо свого клієнта і ринок. Ми вирішили створити повноцінний онлайн-інструмент управління бізнесом. Демо додаток Google Drive
P. S.
Для моніторингу бізнесу використовувати Google таблиці не дуже зручно, особливо з телефону. Тому от PWA-додаток, який відображає в режимі реального часу всі основні бізнес-показники у зручному форматі
