Автоматизація набору співробітників через чат-бот -кейс

Клієнт — наш друг і партнер Роман Рибальченко, засновник агентства Roman.ua (200+ клієнтів), провідний подкасту «Продуктивний Роман», автор курсів з веб-аналітиці та email маркетингу.

В його агентстві відкрилася маркетингова вакансія. Відгуків прийшло понад 270. Так як HR менеджера в штаті немає, Роман прийняв рішення автоматизувати відбір кандидатів з допомогою чат-бота. Для створення чат-бота вибрав SendPulse. Далі розповімо, як чат-бот впорався із завданням і вдалося Романові закрити вакансію.

Зміст

1. Передісторія
2. Яке було завдання
3. Як вирішували завдання
4. Як зробити чат-бот дружелюбним
5. Результат
6. В агентстві планують використовувати чат-бота від SendPulse в майбутньому

Передісторія

Агентство Roman.ua відкрила вакансію асистента маркетолога. У компанії низька плинність і невелика команда, тому штатного HR менеджера немає. Раніше був приходить менеджер-фрілансер, але зараз вона переключилася на інші проекти. Зазвичай завдання набору персоналу лягала на Романа, керівника агентства, чи Ольгу, операційного директора агентства.

Асистент маркетолога — це вакансія entry-level, тобто для тих, хто тільки входить у професію. Щоб знайти хорошого співробітника, потрібно «просіяти» багато кандидатів: на першому етапі з допомогою резюме, потім з допомогою тестового.

У компанії приділили багато уваги опису вакансії. Опис вийшло кльовим, прийшло понад 270 відгуків на вакансію. Тепер потрібно було відібрати кандидатів.

Яке було завдання

У компанії є правило: спілкуватися з кандидатом після того, як він виконав тестове завдання. Поки людина не зробила тестове завдання, можна оцінити його рівень і наскільки він мотивований працювати в компанії, зможе виконувати завдання за інструкцією.

Щоб кандидат зробив тестове, йому треба «продати» вакансію і компанію. Продаж займає 10-15 хвилин: уточнити деталі в резюме, розповісти про компанії та вакансії, відповісти на питання. І в принципі додзвонитися.

У результаті всім кандидатам робиться приблизно однакова презентація. Роман, керівник агентства описує цей рутинний процес так: «Спочатку презентації йдуть бадьоро, потім втомлюєшся і починаєш говорити скоромовкою».

Презентація компанії та вакансії — це однаковий контент, який розповідається великій кількості людей.

У компанії вирішили, що завдання потрібно автоматизувати. У сервісі SendPulse розробили чат-бота, який спілкувався з кандидатами, поетапно презентував їм компанію, пропонував тестове завдання і «домовлявся» про терміни виконання.

Як вирішували завдання

Відбирали кандидатів у два етапи: спочатку розглядали резюме тих, хто відгукнувся на сайті пошуку роботи, потім оцінювали виконане тестове завдання, яке кандидати отримували в чат-боті. Ось як це виглядало на практиці.

Крок 1. Запросили в Facebook чат-бота кандидатів, які відгукнулися на вакансію

Як основний канал пошуку кандидатів використовували сайт пошуку роботи Work.ua. В адмінці роботодавця можна відправляти кандидатам шаблонні відповіді. Тим, хто підходив по резюме, відправляли запрошення з таким текстом:

«Спасибі за відгук!

Пропоную дізнатися про Roman.ua як про місце роботи і отримати тестове завдання в Facebook чат-боті. Для цього напишіть боту https://m.me/Roma.net.ua «Кейс чатбота». (Прим. ред.)

Сторінка нашої компанії на Work.ua https://www.work.ua/jobs/by-company/1092353/».

Крок 2. Розповіли з допомогою чат-бота про переваги компанії і запропонували тестове завдання

Як ви пам’ятаєте, перед компанією стояло два завдання: презентувати себе як роботодавця і «продати» тестове. Так і побудували спілкування в чат-боті: спочатку він розповідав про компанії, потім пропонував зробити тестове і давав на нього посилання.

У Романа вийшов дійсно живий і товариський бот. Перейшовши в Facebook, можна особисто поспілкуватися з Продуктивним ботом, написавши йому «Кейс чатбота».

Діалог починається так:

data-lazy-type=”image” data-src=”https://sendpulse.com/wp-content/uploads/2019/08/Roman-Chat-Bot.png” alt=”Початок діалогу чат-бота з кандидатом” class=”lazy lazy-hidden wp-image-32146″ width=”” height=””/>Початок діалогу чат-бота з кандидатом

Для презентації компанії використовували раніше створені сторінки на сайті:

• про агентстві;
• портфоліо;
• сторінка вакансій «Чому працювати в Roman.ua круто».

Коли кандидат ознайомився з матеріалами, бот переходив до пропозиції тестового. Було завдання розвіяти сумніви і мотивувати на виконання завдання.

Що пояснили за допомогою бота:

• кандидатам дається однакове тестове завдання — так всі будуть в рівних умовах, і компанія не зможе використовувати результати роботи;
• тестове завдання не оплачується, тому що компанія інвестує свій час, дає зворотний зв’язок, навіть якщо кандидат не підійшов.

Якщо кандидату підходили умови і він погоджувався подивитися тестове, йому давали посилання на документ. І, нарешті, запитували: «Готовий виконати? На це завдання дається 7 днів».

Розробка чат-бота зайняла 4,5 години

На створення бота витратили 4,5 години. Роман веде облік часу в сервісі RescueTime, тому так точно підрахував час роботи.

Спочатку Роман накидав структуру бота в редакторі. Репліки, які потрібно було доповнити або переробити, зазначав спеціальним емодзі. Коли стала зрозумілою загальна картина, залишилося тільки поправити кілька моментів і сценарій був готовий. Ось як виглядає готова схема бота в редакторі:

Схема «Продуктивного бота» в редакторі SendPulse — перша частина діалогу

Зверніть увагу, що тут тільки частина діалогу, і закінчується вона блоком «Ланцюжок». Зараз пояснимо, навіщо це потрібно.

У чат-боті є два розділу: презентація компанії та пропозицію тестового завдання. За порадою фахівців з SendPulse Роман створив їх в редакторі як дві окремі ланцюжки. І потім приєднав ланцюжок з тестовим до головної (у SendPulse є така опція). Якщо в майбутньому у компанії з’явиться інша вакансія, не потрібно буде переробляти бота. Досить зробити ще один ланцюжок і приєднати її.

Створені ланцюжки відображаються на вкладці чат-бота в SendPulse в розділі «Команди»:

Список ланцюжків у вкладці чат-бота в сервісі SendPulse

Так виглядає ланцюжок з тестовим завданням у редакторі SendPulse:

Схема «Продуктивного чат-бота» в редакторі SendPulse — друга частина діалогу

Як зробити чат-бот дружелюбним

Спілкування в соцмережах має свою специфіку: тут доречні жарти і розмовний стиль. Ще Роман радить:

• використовувати емодзі;
• вставляти гифки;
• робити затримки введення тексту між репліками, щоб люди встигали читати повідомлення.

Результат

На вакансію відгукнулося 274 людини, після розгляду резюме в чат-бот запросили 97 осіб. З них 50 перейшли до видачі тестового завдання, 37 погодилися виконати і 8 надіслали готове завдання.

На момент написання кейсу один співробітник вже розпочав стажування і другий повинен був приступити до роботи найближчим часом. Повністю воронка виглядала так:

Результат підбору співробітників в агентстві

Порівнявши два підходи — традиційний зі дзвінками кандидатам і новий, з чат-ботом, Роман підрахував: він заощадив 19,5 годин робочого часу і $29 на телефонному зв’язку.

Порівняння витрат на підбір персоналу через особисті комунікації і чат-бота

В агентстві планують використовувати чат-бота від SendPulse в майбутньому

Роман, засновник агентства, однозначно планує і далі використовувати чат-бота від SendPulse для набору персоналу. Є також ідея зробити бота для заповнення брифу клієнтами.