Тайм-менеджмент: що це, пояснення українською

Припустимо, у вас не один інтернет-магазин, а два. Або три. Або п’ять. Або є працююча офлайн-точка і ви замислюєтеся перенести частину продажів в інтернет. Як не заплутатися в асортименті і однаково ефективно працювати з кожним проектом? Читайте в нашій наступній статті.

Тайм менеджмент – це чітка система дій, мета якої правильне планування завдань з продуманим розподілом часу на виконання кожної. Головна мета тайм-менеджменту — робити якомога більше, мінімізувавши часові витрати та знизивши рівень стресу людини.

Кому буде корисна ця стаття?

Всім тим, кому доводиться вирішувати кілька завдань одночасно.

Отже, якщо ви:

  • підприємець, який відкрив кілька інтернет-магазинів;
  • власник офлайн-бізнесу, який хоче відкрити інтернет-магазин на додаток;
  • власник кількох офлайн-бізнесів – в одній сфері і в різних;
  • контент-менеджер або маркетолог, який веде кілька інтернет-проектів одночасно.

Що таке тайм-менеджмент?

Очевидно, що “управління часом” – будь-яка дитина знає. Передбачається, що освоїв цю науку сам є господарем свого часу, сам планує робочий день, тиждень, місяць, сам визначає, які завдання є пріоритетними, а які можуть і почекати. І найголовніше – він знає, як встигати більше за ту ж одиницю часу. Тобто працювати менше, а встигати більше – мрія ж просто!

Ще російський фізіолог Микола Введенський зазначив: “Ми втомлюємося і знемагаємо не тому, що багато працюємо, а тому, що погано працюємо, чи не організовано працюємо, безглуздо працюємо” . Напевно, ви не раз помічали: коли день не розпланований, коли не взято чітких завдань – ми бовталися як якась субстанція в ополонці, перескакуємо з одного на інше, відволікаємося. В результаті ввечері, підбиваючи підсумки, з гіркотою резюмуємо: нічого корисного за день не зроблено, якась метушня і тлін.

Розглянемо на прикладах. У нас є гіпотетичний школяр, який приходить додому і робить уроки. Один може розтягти процес виконання домашки на 5 годин, постійно відволікаючись на іграшки, інший збереться і виконає всі за годину – а далі довгоочікувана свобода. Хто з них кращий управлінець своїм часом?

Підемо далі. Хлопчаки виросли, стали бізнесменами. У обох кілька бізнесів, десятки співробітників , постійні завдання, які треба вирішувати в режимі робочого часу. Один за звичкою прокрастінірует, заважає робоче з особистим або намагається вирішити всі одразу – в результаті нічого не встигає і зашивається від поточних завдань. А в довгостроковій перспективі на нього чекає професійне вигорання , бо не можна весь час працювати на межі можливостей . Другий поставив все на потік і тепер може працювати по кілька годин на день – і якість бізнесу від цього не постраждає.

Для чого потрібно знати основи тайм-менеджменту?

  • щоб жити повноцінним життям, знаходити час не тільки для роботи, але і для відпочинку;
  • щоб ефективно розподіляти час на особистий і робочий, корисне і для відпочинку, вирішення важливих завдань і не дуже;
  • щоб навчитися відокремлювати зерна від плевел – важливі завдання від несуттєвих;
  • щоб осмислювати свої цілі і взагалі життєві вчинки. Облік часу – хороша практика і в повсякденному житті. Навчившись планувати час, ви за звичкою будете переносити ці вміння і на життя в цілому. А значить, вона буде більш осмисленим і наповненим;
  • щоб мотивувати самого себе більш ефективно працювати і жити.

Основні принципи тайм-менеджменту

1. Складайте списки справ. Все, що запланували, обов’язково фіксуйте – як вам зручніше. Хоч на папері, хоч у мобільному додатку , хоч в щоденнику. Ще оптимальніше – вказуйте час, протягом якого завдання буде виконано . Наприклад, 9.00 – планерка з співробітниками. 10.00 – зустріч з постачальником. 11.00 – нарада з маркетологом, розробка рекламної кампанії. І так далі. Це дасть вам чіткий план і інструкцію, як і коли все встигнути. І потім, коли ви записуєте, мозок краще запам’ятовує інформацію. Так ви точно нічого не забудете!

2. Розділіть великі завдання на малі. Так простіше навіть в психологічному плані – великі завдання висять над нами, як Дамоклів меч, до них страшно приступити і так тягне відкласти на потім! Коли велике завдання розділена на кілька малих, вже не так страшно. Планомірно виконуйте кожну – і побачите, як швидко ви досягнете результату.

3. Розставляйте пріоритети. Кожен день визначайте найважливішу справу і кидайте на нього всі ресурси і можливості. Виконуйте його першим або повертайтеся до нього протягом дня – головне, щоб завдання було виконано. Мимохідь виконуйте завдання менш важливі – про них теж не слід забувати.

Як правило, найважливіші справи – зазвичай і найскладніші. Або неприємні. Наприклад, треба домовлятися про відстрочку плати за оренду або заводити важку розмову з поганим співробітником . Ось тут-то піднімає голову прокрастинація – ми відтягаємо момент, вбиваючи час дрібними справами або зовсім витрачаючи його на нісенітницю. Візьміть за правило виконувати головну справу першим – побачите, як швидко впаде камінь з вашої душі. Далі все піде просто як по маслу!

4. Не відволікайтеся. Заведіть собі певні години для продуктивної роботи, під час яких вас заборонено відволікати. Привчіть співробітників: що б не трапилося, вирішуйте проблеми самі, а начальник повинен працювати. Самі не відволікайтеся на дзвінки, листи, спілкування в месенджерах – саме вони з’їдають кілька годин вашого особистого часу. Краще виділити по півгодини вранці, в обід і ввечері, щоб перевірити всі повідомлення і поспілкуватися, і не виходити за рамки цього ліміту.

Читайте також  Canva додає відео, анімацію і музику

5. Чітко формулюйте мети. Чи не “підвищити обсяг продажів”, а ” збільшити середній чек на 20%”. Чи не “збільшити конверсію сайту”, а “домогтися підвищення трафіку зарахунок контекстної реклами”. У цьому вам допоможуть основні показники ефективності бізнесу.

6. Ставте цілі правильно. Це потрібно для того, щоб не було нестерпно боляче за бездарно витрачений час. Будь-яка мета повинна бути конкретною, актуальною, досяжною за даний період часу (а не колись там потім), вимірної. Наприклад, “хочу стати кращим у своїй ніші” – неправильна, занадто розмита мета. “Хочу за 2020 рік обігнати головного конкурента” – вже краще. “Хочу за 2020 рік обігнати конкурента, використавши сучасні тренди маркетингу” – ще краще. “У 2020 році збільшу обсяг продажів на 30%, обжену конкурента, використовуючи рекламу у блогерів і задіюючи додаткові рекламні канали” – ось це правильна мета!

7. Ставте високу планку. Намічайте трохи більше завдань, ніж зможете виконати. Ставте трохи більш ранні терміни, ніж планували – наприклад, запустити продажі нової колекції через місяць, а не через півтора. Тепер хочеш не хочеш – а доведеться виконувати! Якщо не вийде – завжди зможете відіграти назад, але з більшою ймовірністю ви азартно будете намагатися встигнути все в строк.

8. Чи навпаки – залишайте запасний час. Так, плани і чіткі графіки потрібні, але в будь-якому бізнесі можуть трапитися форс-мажори. Те постачальник підведе, то співробітник накосячіть – всяке буває. Не плануйте виконати завдання, особливо великі, за мінімальний термін – дайте собі фору. За це залишене про запас час ви зможете виправити ситуацію, якщо щось піде не так.

9. Робіть текучку, не забувайте про головне. Навіть якщо в даний момент ви працюєте над повсякденними завданнями – вибираєте новий асортимент, приймаєте на роботу нового співробітника – завжди пам’ятайте, в ім’я чого ви це робите. Згадайте про місію компанії – чи відповідає конкретна поточне завдання головної мети? Якщо так – чудово, ви на вірному шляху. Якщо немає – мету треба скоригувати.

10. Делегуйте повноваження. Навіть якщо вам здається, що ви краще за всіх все знаєте, не кидайтеся виконувати обов’язки інших співробітників. Ваше завдання як керівника – не відповідати на дзвінки, не фотографувати нові товари для карток і не розвозити замовлення замість кур’єра. Всю текучку можна сміливо віддавати підлеглим – а самому займатися плануванням, розробкою довгострокових стратегій, масштабуванням бізнесу і іншими приємними речами. Для того ви і наймали співробітників і заступників, щоб завантажувати їх робочими обов’язками і розвантажувати себе улюбленого для вирішення глобальних завдань.

11. Вчіться говорити “ні”. Герой Джима керрі у фільмі “завжди говори” так! ” страждав надлишком вільного часу – тому з радістю заповнив своє життя цікавими подіями. Але у вас-то цього часу немає – так не забирайте його у себе ще більше! Справи, до яких не лежить душа, недоцільні, нерентабельні речі – справжні вбивці часу керівника і прибутку будь-якого бізнесу. А всього-то треба навчитися говорити «ні» і відмовлятися від невигідних пропозицій!

12. Дозволяйте собі відпочивати. Вичавлений як лимон начальник – гроза для підлеглих і уповільнена бомба для самого себе. Думати про роботу вночі і вдень, зриватися в офіс в законний вихідний, нехтувати особистим життям – все це звучить героїчно, але до добра не приведе. Все встигнути зробити все одно неможливо – хоча б кілька разів на тиждень дозволяйте собі розслабитися і відпочити, зайнятися улюбленою справою. Так ви перезавантажте мізки, відновитеся і будете працювати в рази ефективніше. Хіба це не те, чого ви хочете?

13. Живіть за своїми біоритмами. Все дитинство і юність з нас штучно робили жайворонків – згадайте підйоми в школу і інститут до восьмої ранку! Тепер ви – власник власного бізнесу і можете дозволити собі жити в гармонії зі своїм тілом. Який сенс, якщо ви сова, піднімати себе в 7.00 і ходити до обіду як варена муха – в такому стані ви все одно будете непродуктивні. Набагато корисніше як слід виспатися і почати роботу в 12 дня – а потім жити за власним графіком. Якщо вам комфортно працювати о першій годині ночі – працюйте о першій годині ночі.

Це були основні правила тайм-менеджменту. Тепер ускладнити завдання – поговоримо про те, як керувати кількома проектами одночасно .

Варіанти ведення тайм-менеджменту

Варіант перший. Офлайн- і онлайн-бізнес

Отже, у вас є магазин або торгова точка. Бізнес іде непогано, продажі ростуть, і ви все частіше замислюєтеся про те, щоб охопити ще один сегмент цільової аудиторії : тих, хто вважає за краще робити покупки в інтернеті. Таких стає все більше – відмовляючись від онлайн-магазину, ви втрачаєте частину клієнтів. І не гірший їх частина: молодих, сучасних, платоспроможних.

Читайте також  Google Assistant розповість про останні новини в країні та світі

Що вам потрібно зробити?

1. Головне ваше завдання – зберегти плюси офлайн-магазину (звичність, територіальна доступність, можливість доторкнутися і поміряти товар) і залучити покупців перевагами онлайн-торгівлі . У звичайному магазині залишайте все як і раніше, а от з правилами відкриття і просування інтернет-магазину доведеться розібратися:

  • ціни в інтернет-магазині повинні бути нижче, ніж в офлайн-якій точці: це найголовніше його перевага;
  • ви можете доставляти товари не тільки в межах вашого міста, а й по всій країні;
  • ви можете розробити власну бонусну або партнерську програму ;
  • ви можете співпрацювати з іншими сайтами та ресурсами в мережі. Їх більше, ніж здається!

2. Автоматизуйте бізнес-процеси. Ви ж не будете вручну переводити весь каталог товарів в онлайн! Простіше і надійніше скористатися готовими системами.

3. Розширювати канали просування . Якщо раніше ви обмежувалися стандартної рекламою: публікували статті в ЗМІ, роздавали листівки, розвішували по вулицях міста рекламні щити і банери, з e-commerce все інакше. Вам доведеться одночасно рекламувати в інтернеті свій магазин серед вашої нової ЦА:

  • в соцмережах – саме там мешкає більшість молоді;
  • за допомогою SEO-просування;
  • за допомогою контекстної і таргетированої реклами;
  • за допомогою відео, інфографіки та інших сучасних методів просування.

4. Створити зручний сучасний сайт, в якому зручно буде не тільки продавати, а й купувати. Радимо звернутися в рекламне агентство або скористатися готовими шаблонами спеціально для інтернет-магазинів.

5. Рекламувати офлайн-точку на сайті, а в самому магазині розмістити інформацію про відкриття онлайн-ресурсу. Люди повинні знати, що ви розширювати і підкорюєте інтернет.

Порада: знайдіть хорошого фахівця, який візьме на себе створення та просування сайту і наповнення його товарами. Спостерігайте за його роботою: можливо, потім ви і самі втягнетеся, а поки займайтеся краще тим, що у вас виходить на відмінно: розвитком офлайн-точки.

Варіант другий. Кілька інтернет-проектів

Якщо це ваш випадок – сто відсотків, в інтернеті ви плаваєте як риба в воді і самі все знаєте про відкриття та просуванні інтернет-магазинів. Один у вас точно є – можливо, асортимент дуже розширився, і ви вирішили розбити його на два або кілька ресурсів? Ну наприклад, почали продавати товари для будинку , і з часом в каталозі з’явилися сотні моделей садових товарів або інструментів – пора відкривати окремий магазин!

Можна, звичайно, залишити все як є, але в цьому випадку магазин перетвориться на збіговисько самих різних категорій. Покупцям буде складно розібратися в різноманітті товарів – ви будете втрачати клієнтів і прибуток. Парадокс, але він працює!

Плюси створення декількох інтернет-магазинів:

  1. Ви зможете детально проробляти кожну тематику, кожну категорію. Тепер у вас є можливість вносити в асортимент не тільки стандартні товари, а й рідкісні, незвичайні моделі на любителя – повірте, і на них обов’язково буде попит. Словом, ви зможете дати покупцеві найповніший вибір у вашій ніші.
  2. У людей буде більше довіри до кожного магазину. Така психологія: якщо ви будете підкреслювати, що є фахівцями в кожної обраної області, візьмете кілька підкованих продавців-консультантів, клієнти будуть думати, що в цьому магазині дійсно працюють професіонали своєї справи, які дадуть грамотну пораду.
  3. Ви зможете робити окремий Лендінг на кожен інтернет-магазин. З кожного Лендінгу прийде свій трафік – а значить, ви будете забезпечені клієнтами, які потраплять в воронку продажів .

Мінуси кількох проектів:

Це витратно. Навіть якщо ви скористаєтеся безкоштовними шаблонами, доведеться вкластися в наповнення сайту, просування в інтернеті, оптимізацію для пошукових систем, контекстну рекламу.

Що вам потрібно зробити?

  1. Щоб не заплутатися, зробіть магазини максимально схожими за структурою, движку, просторів. Поставте однакові віджети зворотного зв’язку, схожі фільтри: по ціні, категоріям, іншим параметрам. Зробіть це хоча б на початку, в період обкатки. Потім можна провести А / В тестування і зрозуміти, які інструменти працюють краще.
  2. Виберіть однакову CMS, або платформу інтернет-магазину. Це потрібно вам знову ж для зручності, а також з прицілом на майбутнє: в разі проблем вам досить буде зв’язатися з одним фахівцем техпідтримки.
  3. Використовуйте одну онлайн-касу для всіх продажів. Це цілком можливо і законно, особливо якщо у вас один офіс, з якого йде управління декількома інтернет-магазинами. Досить вибрати модель , яка може працювати одночасно з декількома сайтами. На чеку обов’язково потрібно вказувати сайт магазину, в якому зроблена покупка, – це регулюється настройками каси.

 

Варіант третій. Кілька офлайн-проектів

Тут треба розрізняти – в одній сфері знаходяться ваші бізнеси або все ж в різних . Якщо в одній або суміжних – зрозуміло, так простіше. Всі бізнес-процеси обкатані, конкуренти вивчені, постачальники знайдені, схема роботи з ними впорядкована – навіть покупці можуть бути одними і тими ж!

Коли бізнеси в різних сферах – тут набагато складніше. Тому ми б все ж радили знайти точки дотику . Ну не монтується магазин спортивних товарів і затишна девочковая кав’ярня! Занадто все різне: цільова аудиторія , асортимент, постачальники – як тут не заплутатися! Потрібно бути Залізним Арні або биороботом, щоб тримати все в голові.

Читайте також  Як зареєструватися в плей маркеті

Що вам потрібно зробити?

  1. Перехресну цільову аудиторію. Клієнти однієї торгової точки цілком можуть стати постійними покупцями інший. Для цього полегшите життя клієнтам: нехай один магазин рекламує інший. Розкладіть на касі промо-матеріали, покарайте продавцям розхвалювати інші бізнеси, пропонуйте знижки, влаштовуйте акції і розпродажі.
  2. Залучати партнерів з суміжного бізнесу. Або переманювати у конкурентів, або самостійно шукати людину в темі, який допоможе вам на перших порах. Так ви розмежувати зони відповідальності: самі будете робити упор на один бізнес, партнер – на інший. Інакше навряд чи вийде: осягнути неосяжне ще нікому не вдавалося.
  3. Постійно розвиватися: вчитися новому, читати книги, відвідувати курси з управління. Два і кілька бізнесів – величезна відповідальність, яку тягнуть не всі.

Основні правила тайм-менеджменту для декількох проектів

Який би варіант ви не вибрали, доведеться навчитися розподіляти час між декількома важливими завданнями. Наведемо основні правила тайм-менеджменту, які потрібно знати кожному керівникові:

1. Складайте графіки. Припустимо, у вас є офлайн-точка і два інтернет-магазину або три онлайн-точки. Візьміть щоденник, відкрийте “Гугл-таблицю” і починайте складати розклад. У понеділок ви займаєтеся впритул одним об’єктом, у вівторок – іншим, і так далі. Це ваші головні завдання, але є і другорядні: в понеділок треба з’їздити на зустріч до постачальникам , подивитися макети нової вивіски, провести співбесіду з продавцем. Згадайте всі завдання на вівторок і середу і теж занесіть їх в графік. Коли завдання будуть виконані – сміливо викреслюйте їх зі списку. Це дуже мотивує.

2. Формуйте єдину базу клієнтів за всіма проектами. Припустимо, клієнт оформив замовлення в одному інтернет-магазині – розкажіть йому про інше, запропонуйте знижку або бонус. Приручати його, залучайте вигідними умовами і відмінним сервісом. Зробіть так, щоб він сам нікуди не пішов, а заодно і розповів друзям про ваші проекти.

3. Робіть перехресну рекламу. На кожному інтернет-ресурсі розповідайте про інших своїх проектах. Створіть єдину групу в соціальних мережах , де публікуйте інформацію про кожне ваше проект. Постійно підкреслюйте, що в ваших силах вести кілька напрямків відразу, що ви молоді і повні сил, а ваші співробітники горять бажанням працювати не покладаючи рук!

4. Автоматизуйте. Скрізь, де можна, залучайте штучний інтелект – так у вас і ваших співробітників буде більше часу. Штучний інтелект – це не щось зі світу віддаленого майбутнього, алгоритми на основі нейромереж давно працюють в інтернеті. Це алгоритми пошукових систем – “Палех”, соцмереж – “Прометей” і “Немезида”, голосовий помічник Аліса, чат-боти, які спілкуються замість менеджера з клієнтами в “Вайбері” або “Телеграма”. Кожен з цих алгоритмів постійно навчається і вдосконалюється. Кожен спрямований на полегшення життя рядових співробітників і простих користувачів.

5. Грайте командою. Ідеально, якщо до роботи над декількома проектами будуть залучені вже знайомі люди, які раніше перебували в вашій команді. По-перше, ви їх вже знаєте і можете на них покластися. По-друге, вони вже проявили свої сильні і слабкі сторони. Якщо вам довелося набрати в команду нових членів – доведеться попрацювати над об’єднанням команди для більш ефективної роботи.

І наостанок п’ять ложок дьогтю

Не варто думати, що знання тайм-менеджменту зробить з вас надлюдини. Зовсім ні – давайте розвінчаємо основні міфи, щоб життя медом не здавалося . Краще правда, ніж солодка брехня!

  1. Управляти часом не можна. Час безсердечний: йде і йде вперед, і нічого ви з цим не зробите. Ви можете управляти лише собою, вбиваючи спроби прокрастинації, плануючи день і складаючи чіткі плани.
  2. Працювати більше ви не будете, розслабтеся. Швидше менше – за ті ж одиниці часу. У цьому, на наш погляд, і полягає головна фішка тайм-менеджменту. Ви підвищите особисту ефективність та продуктивність.
  3. Тайм-менеджмент – панацея від усіх бід. Ну вже ні. Якщо ви будете ставити спочатку неправильні цілі, приймати спонтанні безглузді рішення – ніяке управління часом не врятує.
  4. Тайм-менеджмент підходить всім. Так-то це так, але кожна людина індивідуальна, потрібно вибирати стратегію під себе. Вище ми написали 13 загальних принципів тайм-менеджменту і 5 правил для тих, хто веде кілька проектів одночасно. Є з чого вибрати!
  5. Все відразу піде як по маслу. Варто почати втілювати в життя правила тайм-менеджменту – і немов чарівну таблетку випив. Зовсім навпаки: спочатку буде тяжко, адже по суті, ви будете ламати звичний уклад життя, виробляти нові навички. Головне – не зламатися в перший же тиждень. Далі буде легше, перевірено!

Багатозадачність – завдання не з легких, вибачте за каламбур. Багатьом людям важко працювати в такому режимі – в цьому випадку краще сконцентруватися на одному проекті, а решта передоручити надійній людині. В іншому випадку ви ризикуєте не довести до кінця жоден проект. Це не страшно: кожен живе у своєму темпі. Головне – вчасно зрозуміти це і знайти надійного партнера і заступника. Удачі в управлінні!

Степан Лютий

Обожнюю технології в сучасному світі. Хоча частенько і замислююся над тим, як далеко вони нас заведуть. Не те, щоб я прям і знаюся на ядрах, пікселях, коллайдерах і інших парсеках. Просто приходжу в захват від того, що може в творчому пориві вигадати людський розум.

You may also like...

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *