Тайм-менеджмент: що це, пояснення українською

Припустимо, у вас не один інтернет-магазин, а два. Або три. Або п’ять. Або є працююча офлайн-точка і ви замислюєтеся перенести частину продажів в інтернет. Як не заплутатися в асортименті і однаково ефективно працювати з кожним проектом? Читайте в нашій наступній статті.

Тайм менеджмент – це чітка система дій, мета якої правильне планування завдань з продуманим розподілом часу на виконання кожної. Головна мета тайм-менеджменту — робити якомога більше, мінімізувавши часові витрати та знизивши рівень стресу людини.

Кому буде корисна ця стаття?

Всім тим, кому доводиться вирішувати кілька завдань одночасно.

Отже, якщо ви:

  • підприємець, який відкрив кілька інтернет-магазинів;
  • власник офлайн-бізнесу, який хоче відкрити інтернет-магазин на додаток;
  • власник кількох офлайн-бізнесів – в одній сфері і в різних;
  • контент-менеджер або маркетолог, який веде кілька інтернет-проектів одночасно.

Що таке тайм-менеджмент?

Очевидно, що “управління часом” – будь-яка дитина знає. Передбачається, що освоїв цю науку сам є господарем свого часу, сам планує робочий день, тиждень, місяць, сам визначає, які завдання є пріоритетними, а які можуть і почекати. І найголовніше – він знає, як встигати більше за ту ж одиницю часу. Тобто працювати менше, а встигати більше – мрія ж просто!

Ще російський фізіолог Микола Введенський зазначив: “Ми втомлюємося і знемагаємо не тому, що багато працюємо, а тому, що погано працюємо, чи не організовано працюємо, безглуздо працюємо” . Напевно, ви не раз помічали: коли день не розпланований, коли не взято чітких завдань – ми бовталися як якась субстанція в ополонці, перескакуємо з одного на інше, відволікаємося. В результаті ввечері, підбиваючи підсумки, з гіркотою резюмуємо: нічого корисного за день не зроблено, якась метушня і тлін.

Розглянемо на прикладах. У нас є гіпотетичний школяр, який приходить додому і робить уроки. Один може розтягти процес виконання домашки на 5 годин, постійно відволікаючись на іграшки, інший збереться і виконає всі за годину – а далі довгоочікувана свобода. Хто з них кращий управлінець своїм часом?

Підемо далі. Хлопчаки виросли, стали бізнесменами. У обох кілька бізнесів, десятки співробітників , постійні завдання, які треба вирішувати в режимі робочого часу. Один за звичкою прокрастінірует, заважає робоче з особистим або намагається вирішити всі одразу – в результаті нічого не встигає і зашивається від поточних завдань. А в довгостроковій перспективі на нього чекає професійне вигорання , бо не можна весь час працювати на межі можливостей . Другий поставив все на потік і тепер може працювати по кілька годин на день – і якість бізнесу від цього не постраждає.

Для чого потрібно знати основи тайм-менеджменту?

  • щоб жити повноцінним життям, знаходити час не тільки для роботи, але і для відпочинку;
  • щоб ефективно розподіляти час на особистий і робочий, корисне і для відпочинку, вирішення важливих завдань і не дуже;
  • щоб навчитися відокремлювати зерна від плевел – важливі завдання від несуттєвих;
  • щоб осмислювати свої цілі і взагалі життєві вчинки. Облік часу – хороша практика і в повсякденному житті. Навчившись планувати час, ви за звичкою будете переносити ці вміння і на життя в цілому. А значить, вона буде більш осмисленим і наповненим;
  • щоб мотивувати самого себе більш ефективно працювати і жити.

Основні принципи тайм-менеджменту

1. Складайте списки справ. Все, що запланували, обов’язково фіксуйте – як вам зручніше. Хоч на папері, хоч у мобільному додатку , хоч в щоденнику. Ще оптимальніше – вказуйте час, протягом якого завдання буде виконано . Наприклад, 9.00 – планерка з співробітниками. 10.00 – зустріч з постачальником. 11.00 – нарада з маркетологом, розробка рекламної кампанії. І так далі. Це дасть вам чіткий план і інструкцію, як і коли все встигнути. І потім, коли ви записуєте, мозок краще запам’ятовує інформацію. Так ви точно нічого не забудете!

2. Розділіть великі завдання на малі. Так простіше навіть в психологічному плані – великі завдання висять над нами, як Дамоклів меч, до них страшно приступити і так тягне відкласти на потім! Коли велике завдання розділена на кілька малих, вже не так страшно. Планомірно виконуйте кожну – і побачите, як швидко ви досягнете результату.

3. Розставляйте пріоритети. Кожен день визначайте найважливішу справу і кидайте на нього всі ресурси і можливості. Виконуйте його першим або повертайтеся до нього протягом дня – головне, щоб завдання було виконано. Мимохідь виконуйте завдання менш важливі – про них теж не слід забувати.

Як правило, найважливіші справи – зазвичай і найскладніші. Або неприємні. Наприклад, треба домовлятися про відстрочку плати за оренду або заводити важку розмову з поганим співробітником . Ось тут-то піднімає голову прокрастинація – ми відтягаємо момент, вбиваючи час дрібними справами або зовсім витрачаючи його на нісенітницю. Візьміть за правило виконувати головну справу першим – побачите, як швидко впаде камінь з вашої душі. Далі все піде просто як по маслу!

4. Не відволікайтеся. Заведіть собі певні години для продуктивної роботи, під час яких вас заборонено відволікати. Привчіть співробітників: що б не трапилося, вирішуйте проблеми самі, а начальник повинен працювати. Самі не відволікайтеся на дзвінки, листи, спілкування в месенджерах – саме вони з’їдають кілька годин вашого особистого часу. Краще виділити по півгодини вранці, в обід і ввечері, щоб перевірити всі повідомлення і поспілкуватися, і не виходити за рамки цього ліміту.

Читайте також  Що таке майнінг? - Принципи майнінгу

5. Чітко формулюйте мети. Чи не “підвищити обсяг продажів”, а ” збільшити середній чек на 20%”. Чи не “збільшити конверсію сайту”, а “домогтися підвищення трафіку зарахунок контекстної реклами”. У цьому вам допоможуть основні показники ефективності бізнесу.

6. Ставте цілі правильно. Це потрібно для того, щоб не було нестерпно боляче за бездарно витрачений час. Будь-яка мета повинна бути конкретною, актуальною, досяжною за даний період часу (а не колись там потім), вимірної. Наприклад, “хочу стати кращим у своїй ніші” – неправильна, занадто розмита мета. “Хочу за 2020 рік обігнати головного конкурента” – вже краще. “Хочу за 2020 рік обігнати конкурента, використавши сучасні тренди маркетингу” – ще краще. “У 2020 році збільшу обсяг продажів на 30%, обжену конкурента, використовуючи рекламу у блогерів і задіюючи додаткові рекламні канали” – ось це правильна мета!

7. Ставте високу планку. Намічайте трохи більше завдань, ніж зможете виконати. Ставте трохи більш ранні терміни, ніж планували – наприклад, запустити продажі нової колекції через місяць, а не через півтора. Тепер хочеш не хочеш – а доведеться виконувати! Якщо не вийде – завжди зможете відіграти назад, але з більшою ймовірністю ви азартно будете намагатися встигнути все в строк.

8. Чи навпаки – залишайте запасний час. Так, плани і чіткі графіки потрібні, але в будь-якому бізнесі можуть трапитися форс-мажори. Те постачальник підведе, то співробітник накосячіть – всяке буває. Не плануйте виконати завдання, особливо великі, за мінімальний термін – дайте собі фору. За це залишене про запас час ви зможете виправити ситуацію, якщо щось піде не так.

9. Робіть текучку, не забувайте про головне. Навіть якщо в даний момент ви працюєте над повсякденними завданнями – вибираєте новий асортимент, приймаєте на роботу нового співробітника – завжди пам’ятайте, в ім’я чого ви це робите. Згадайте про місію компанії – чи відповідає конкретна поточне завдання головної мети? Якщо так – чудово, ви на вірному шляху. Якщо немає – мету треба скоригувати.

10. Делегуйте повноваження. Навіть якщо вам здається, що ви краще за всіх все знаєте, не кидайтеся виконувати обов’язки інших співробітників. Ваше завдання як керівника – не відповідати на дзвінки, не фотографувати нові товари для карток і не розвозити замовлення замість кур’єра. Всю текучку можна сміливо віддавати підлеглим – а самому займатися плануванням, розробкою довгострокових стратегій, масштабуванням бізнесу і іншими приємними речами. Для того ви і наймали співробітників і заступників, щоб завантажувати їх робочими обов’язками і розвантажувати себе улюбленого для вирішення глобальних завдань.

11. Вчіться говорити “ні”. Герой Джима керрі у фільмі “завжди говори” так! ” страждав надлишком вільного часу – тому з радістю заповнив своє життя цікавими подіями. Але у вас-то цього часу немає – так не забирайте його у себе ще більше! Справи, до яких не лежить душа, недоцільні, нерентабельні речі – справжні вбивці часу керівника і прибутку будь-якого бізнесу. А всього-то треба навчитися говорити «ні» і відмовлятися від невигідних пропозицій!

12. Дозволяйте собі відпочивати. Вичавлений як лимон начальник – гроза для підлеглих і уповільнена бомба для самого себе. Думати про роботу вночі і вдень, зриватися в офіс в законний вихідний, нехтувати особистим життям – все це звучить героїчно, але до добра не приведе. Все встигнути зробити все одно неможливо – хоча б кілька разів на тиждень дозволяйте собі розслабитися і відпочити, зайнятися улюбленою справою. Так ви перезавантажте мізки, відновитеся і будете працювати в рази ефективніше. Хіба це не те, чого ви хочете?

13. Живіть за своїми біоритмами. Все дитинство і юність з нас штучно робили жайворонків – згадайте підйоми в школу і інститут до восьмої ранку! Тепер ви – власник власного бізнесу і можете дозволити собі жити в гармонії зі своїм тілом. Який сенс, якщо ви сова, піднімати себе в 7.00 і ходити до обіду як варена муха – в такому стані ви все одно будете непродуктивні. Набагато корисніше як слід виспатися і почати роботу в 12 дня – а потім жити за власним графіком. Якщо вам комфортно працювати о першій годині ночі – працюйте о першій годині ночі.

Це були основні правила тайм-менеджменту. Тепер ускладнити завдання – поговоримо про те, як керувати кількома проектами одночасно .

Варіанти ведення тайм-менеджменту

Варіант перший. Офлайн- і онлайн-бізнес

Отже, у вас є магазин або торгова точка. Бізнес іде непогано, продажі ростуть, і ви все частіше замислюєтеся про те, щоб охопити ще один сегмент цільової аудиторії : тих, хто вважає за краще робити покупки в інтернеті. Таких стає все більше – відмовляючись від онлайн-магазину, ви втрачаєте частину клієнтів. І не гірший їх частина: молодих, сучасних, платоспроможних.

Читайте також  Google додав короткі назви компаній в їх GMB-профілі

Що вам потрібно зробити?

1. Головне ваше завдання – зберегти плюси офлайн-магазину (звичність, територіальна доступність, можливість доторкнутися і поміряти товар) і залучити покупців перевагами онлайн-торгівлі . У звичайному магазині залишайте все як і раніше, а от з правилами відкриття і просування інтернет-магазину доведеться розібратися:

  • ціни в інтернет-магазині повинні бути нижче, ніж в офлайн-якій точці: це найголовніше його перевага;
  • ви можете доставляти товари не тільки в межах вашого міста, а й по всій країні;
  • ви можете розробити власну бонусну або партнерську програму ;
  • ви можете співпрацювати з іншими сайтами та ресурсами в мережі. Їх більше, ніж здається!

2. Автоматизуйте бізнес-процеси. Ви ж не будете вручну переводити весь каталог товарів в онлайн! Простіше і надійніше скористатися готовими системами.

3. Розширювати канали просування . Якщо раніше ви обмежувалися стандартної рекламою: публікували статті в ЗМІ, роздавали листівки, розвішували по вулицях міста рекламні щити і банери, з e-commerce все інакше. Вам доведеться одночасно рекламувати в інтернеті свій магазин серед вашої нової ЦА:

  • в соцмережах – саме там мешкає більшість молоді;
  • за допомогою SEO-просування;
  • за допомогою контекстної і таргетированої реклами;
  • за допомогою відео, інфографіки та інших сучасних методів просування.

4. Створити зручний сучасний сайт, в якому зручно буде не тільки продавати, а й купувати. Радимо звернутися в рекламне агентство або скористатися готовими шаблонами спеціально для інтернет-магазинів.

5. Рекламувати офлайн-точку на сайті, а в самому магазині розмістити інформацію про відкриття онлайн-ресурсу. Люди повинні знати, що ви розширювати і підкорюєте інтернет.

Порада: знайдіть хорошого фахівця, який візьме на себе створення та просування сайту і наповнення його товарами. Спостерігайте за його роботою: можливо, потім ви і самі втягнетеся, а поки займайтеся краще тим, що у вас виходить на відмінно: розвитком офлайн-точки.

Варіант другий. Кілька інтернет-проектів

Якщо це ваш випадок – сто відсотків, в інтернеті ви плаваєте як риба в воді і самі все знаєте про відкриття та просуванні інтернет-магазинів. Один у вас точно є – можливо, асортимент дуже розширився, і ви вирішили розбити його на два або кілька ресурсів? Ну наприклад, почали продавати товари для будинку , і з часом в каталозі з’явилися сотні моделей садових товарів або інструментів – пора відкривати окремий магазин!

Можна, звичайно, залишити все як є, але в цьому випадку магазин перетвориться на збіговисько самих різних категорій. Покупцям буде складно розібратися в різноманітті товарів – ви будете втрачати клієнтів і прибуток. Парадокс, але він працює!

Плюси створення декількох інтернет-магазинів:

  1. Ви зможете детально проробляти кожну тематику, кожну категорію. Тепер у вас є можливість вносити в асортимент не тільки стандартні товари, а й рідкісні, незвичайні моделі на любителя – повірте, і на них обов’язково буде попит. Словом, ви зможете дати покупцеві найповніший вибір у вашій ніші.
  2. У людей буде більше довіри до кожного магазину. Така психологія: якщо ви будете підкреслювати, що є фахівцями в кожної обраної області, візьмете кілька підкованих продавців-консультантів, клієнти будуть думати, що в цьому магазині дійсно працюють професіонали своєї справи, які дадуть грамотну пораду.
  3. Ви зможете робити окремий Лендінг на кожен інтернет-магазин. З кожного Лендінгу прийде свій трафік – а значить, ви будете забезпечені клієнтами, які потраплять в воронку продажів .

Мінуси кількох проектів:

Це витратно. Навіть якщо ви скористаєтеся безкоштовними шаблонами, доведеться вкластися в наповнення сайту, просування в інтернеті, оптимізацію для пошукових систем, контекстну рекламу.

Що вам потрібно зробити?

  1. Щоб не заплутатися, зробіть магазини максимально схожими за структурою, движку, просторів. Поставте однакові віджети зворотного зв’язку, схожі фільтри: по ціні, категоріям, іншим параметрам. Зробіть це хоча б на початку, в період обкатки. Потім можна провести А / В тестування і зрозуміти, які інструменти працюють краще.
  2. Виберіть однакову CMS, або платформу інтернет-магазину. Це потрібно вам знову ж для зручності, а також з прицілом на майбутнє: в разі проблем вам досить буде зв’язатися з одним фахівцем техпідтримки.
  3. Використовуйте одну онлайн-касу для всіх продажів. Це цілком можливо і законно, особливо якщо у вас один офіс, з якого йде управління декількома інтернет-магазинами. Досить вибрати модель , яка може працювати одночасно з декількома сайтами. На чеку обов’язково потрібно вказувати сайт магазину, в якому зроблена покупка, – це регулюється настройками каси.

 

Варіант третій. Кілька офлайн-проектів

Тут треба розрізняти – в одній сфері знаходяться ваші бізнеси або все ж в різних . Якщо в одній або суміжних – зрозуміло, так простіше. Всі бізнес-процеси обкатані, конкуренти вивчені, постачальники знайдені, схема роботи з ними впорядкована – навіть покупці можуть бути одними і тими ж!

Коли бізнеси в різних сферах – тут набагато складніше. Тому ми б все ж радили знайти точки дотику . Ну не монтується магазин спортивних товарів і затишна девочковая кав’ярня! Занадто все різне: цільова аудиторія , асортимент, постачальники – як тут не заплутатися! Потрібно бути Залізним Арні або биороботом, щоб тримати все в голові.

Читайте також  ЗМІ: Google має намір стати провідним хмарним гравцем до 2023 року

Що вам потрібно зробити?

  1. Перехресну цільову аудиторію. Клієнти однієї торгової точки цілком можуть стати постійними покупцями інший. Для цього полегшите життя клієнтам: нехай один магазин рекламує інший. Розкладіть на касі промо-матеріали, покарайте продавцям розхвалювати інші бізнеси, пропонуйте знижки, влаштовуйте акції і розпродажі.
  2. Залучати партнерів з суміжного бізнесу. Або переманювати у конкурентів, або самостійно шукати людину в темі, який допоможе вам на перших порах. Так ви розмежувати зони відповідальності: самі будете робити упор на один бізнес, партнер – на інший. Інакше навряд чи вийде: осягнути неосяжне ще нікому не вдавалося.
  3. Постійно розвиватися: вчитися новому, читати книги, відвідувати курси з управління. Два і кілька бізнесів – величезна відповідальність, яку тягнуть не всі.

Основні правила тайм-менеджменту для декількох проектів

Який би варіант ви не вибрали, доведеться навчитися розподіляти час між декількома важливими завданнями. Наведемо основні правила тайм-менеджменту, які потрібно знати кожному керівникові:

1. Складайте графіки. Припустимо, у вас є офлайн-точка і два інтернет-магазину або три онлайн-точки. Візьміть щоденник, відкрийте “Гугл-таблицю” і починайте складати розклад. У понеділок ви займаєтеся впритул одним об’єктом, у вівторок – іншим, і так далі. Це ваші головні завдання, але є і другорядні: в понеділок треба з’їздити на зустріч до постачальникам , подивитися макети нової вивіски, провести співбесіду з продавцем. Згадайте всі завдання на вівторок і середу і теж занесіть їх в графік. Коли завдання будуть виконані – сміливо викреслюйте їх зі списку. Це дуже мотивує.

2. Формуйте єдину базу клієнтів за всіма проектами. Припустимо, клієнт оформив замовлення в одному інтернет-магазині – розкажіть йому про інше, запропонуйте знижку або бонус. Приручати його, залучайте вигідними умовами і відмінним сервісом. Зробіть так, щоб він сам нікуди не пішов, а заодно і розповів друзям про ваші проекти.

3. Робіть перехресну рекламу. На кожному інтернет-ресурсі розповідайте про інших своїх проектах. Створіть єдину групу в соціальних мережах , де публікуйте інформацію про кожне ваше проект. Постійно підкреслюйте, що в ваших силах вести кілька напрямків відразу, що ви молоді і повні сил, а ваші співробітники горять бажанням працювати не покладаючи рук!

4. Автоматизуйте. Скрізь, де можна, залучайте штучний інтелект – так у вас і ваших співробітників буде більше часу. Штучний інтелект – це не щось зі світу віддаленого майбутнього, алгоритми на основі нейромереж давно працюють в інтернеті. Це алгоритми пошукових систем – “Палех”, соцмереж – “Прометей” і “Немезида”, голосовий помічник Аліса, чат-боти, які спілкуються замість менеджера з клієнтами в “Вайбері” або “Телеграма”. Кожен з цих алгоритмів постійно навчається і вдосконалюється. Кожен спрямований на полегшення життя рядових співробітників і простих користувачів.

5. Грайте командою. Ідеально, якщо до роботи над декількома проектами будуть залучені вже знайомі люди, які раніше перебували в вашій команді. По-перше, ви їх вже знаєте і можете на них покластися. По-друге, вони вже проявили свої сильні і слабкі сторони. Якщо вам довелося набрати в команду нових членів – доведеться попрацювати над об’єднанням команди для більш ефективної роботи.

І наостанок п’ять ложок дьогтю

Не варто думати, що знання тайм-менеджменту зробить з вас надлюдини. Зовсім ні – давайте розвінчаємо основні міфи, щоб життя медом не здавалося . Краще правда, ніж солодка брехня!

  1. Управляти часом не можна. Час безсердечний: йде і йде вперед, і нічого ви з цим не зробите. Ви можете управляти лише собою, вбиваючи спроби прокрастинації, плануючи день і складаючи чіткі плани.
  2. Працювати більше ви не будете, розслабтеся. Швидше менше – за ті ж одиниці часу. У цьому, на наш погляд, і полягає головна фішка тайм-менеджменту. Ви підвищите особисту ефективність та продуктивність.
  3. Тайм-менеджмент – панацея від усіх бід. Ну вже ні. Якщо ви будете ставити спочатку неправильні цілі, приймати спонтанні безглузді рішення – ніяке управління часом не врятує.
  4. Тайм-менеджмент підходить всім. Так-то це так, але кожна людина індивідуальна, потрібно вибирати стратегію під себе. Вище ми написали 13 загальних принципів тайм-менеджменту і 5 правил для тих, хто веде кілька проектів одночасно. Є з чого вибрати!
  5. Все відразу піде як по маслу. Варто почати втілювати в життя правила тайм-менеджменту – і немов чарівну таблетку випив. Зовсім навпаки: спочатку буде тяжко, адже по суті, ви будете ламати звичний уклад життя, виробляти нові навички. Головне – не зламатися в перший же тиждень. Далі буде легше, перевірено!

Багатозадачність – завдання не з легких, вибачте за каламбур. Багатьом людям важко працювати в такому режимі – в цьому випадку краще сконцентруватися на одному проекті, а решта передоручити надійній людині. В іншому випадку ви ризикуєте не довести до кінця жоден проект. Це не страшно: кожен живе у своєму темпі. Головне – вчасно зрозуміти це і знайти надійного партнера і заступника. Удачі в управлінні!

Степан Лютий

Обожнюю технології в сучасному світі. Хоча частенько і замислююся над тим, як далеко вони нас заведуть. Не те, щоб я прям і знаюся на ядрах, пікселях, коллайдерах і інших парсеках. Просто приходжу в захват від того, що може в творчому пориві вигадати людський розум.

You may also like...

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *